Để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và gia tăng doanh thu, các doanh nghiệp cần có form thu thập thông tin khách hàng hiệu quả. Những mẫu thu thập thông tin khách hàng này giúp doanh nghiệp nhanh chóng thu thập thông tin cá nhân, nhu cầu của khách hàng trong quá trình giao dịch.

Bài viết này sẽ giới thiệu cho bạn top 5 mẫu form thu thập thông tin khách hàng phổ biến và đầy đủ nhất hiện nay.

Xem thêm:

• Bật mí 7 kỹ năng trả lời inbox khách hàng chốt đơn siêu đỉnh.
• Top 10 phần mềm gửi tin nhắn SMS hàng loạt tốt nhất 2024.
• 10+ mẫu tin nhắn trả lời khách hàng siêu chuyên nghiệp.

1. Mẫu thông tin khách hàng online đặt tại Website hoặc Landing page

Đối với khách hàng quan tâm sản phẩm, doanh nghiệp có thể sử dụng form thu thập thông tin khách hàng đặt trên Website hoặc Landing page để lấy thông tin liên hệ. Phiếu thông tin khách hàng này thường bao gồm các trường bắt buộc như:

• Họ tên.
• Số điện thoại.

Ngoài ra, tùy theo sản phẩm và mô hình kinh doanh của doanh nghiệp mà các mẫu thu thập thông tin khách hàng có thể yêu cầu thêm thông tin bổ sung như:

• Tên công ty.
• Ngành nghề.
• Quy mô nhân viên.
• …

Điều này giúp xây dựng kịch bản tiếp cận và chăm sóc khách hàng nhanh chóng và hiệu quả hơn.

2. Form thông tin khách hàng đăng ký nhận eBook, tài liệu, tham dự sự kiện

Loại form thu thập thông tin khách hàng này sẽ giúp doanh nghiệp có thể thu thập thông tin của khách hàng tiềm năng để sử dụng cho các chiến dịch chăm sóc khách hàng và tăng tỷ lệ chuyển đổi thông qua email marketing, zalo marketing, sms marketing,…

Form lấy thông tin khách hàng này thường bao gồm các trường thông tin cơ bản như:

• Họ tên.
• Số điện thoại.
• Email.

Ngoài ra, tùy theo chiến lược và sản phẩm, các phiếu thu thập thông tin khách hàng cũng có thể thu thập thêm thông tin khác như:

• Công ty.
• Nghề nghiệp.
• Thu nhập.
• Sở thích….

3. Mẫu form khảo sát khách hàng

4. Mẫu khảo sát sau bán hàng

Ví dụ:

Vui lòng khoanh tròn và câu trả lời của bạn

1. Quý khách cho biết sản phẩm của chúng tôi thỏa mãn được quý khách ở những điểm nào?

☐ Độ bền

☐ Kiểu dáng

☐ Kỹ thuật may

☐ Màu sắc

☐ Chất liệu

☐ Kích cỡ

☐ Giá cả.

2. Quý khách chưa thỏa mãn ở những điểm nào?

☐ Độ bền

☐ Kiểu dáng

☐ Kỹ thuật may

☐ Màu sắc

☐ Chất liệu

☐ Kích cỡ

☐ Giá cả.

3. Những chương trình khuyến mãi nào làm bạn thấy hài lòng nhất?

☐ Tặng quà

☐ Giảm giá

☐ Tặng phiếu mua hàng

☐ Xổ số trúng thưởng

4. Khách hàng đánh giá thế nào về đội ngũ nhân viên bán hàng?

☐ Nhiệt tình, tận tâm

☐ Dễ gần gũi

☐ Khó chịu

☐ Vui vẻ

☐ Nhiệt tình

☐ Không hài lòng

5. Khách hàng đánh giá thế nào về cách trang trí shop?

☐ Đẹp, bắt mắt

☐ Không đẹp

☐ Thường

☐ Không thấy rõ đồ

6. Các chủng loại hàng SP quý khách thích loại nào nhất?

☐ Áo SM

☐ Áo dây

☐ Quần

☐ Áo thun TN, TD

☐ Váy

☐ Đầm

7. Chất liệu nào quý khách chuộng nhất?

☐ Linen

☐ Thun 4 chiều

☐ Xô

☐ Cotton

☐ Tarta

☐ Kaki thun

☐ Bố

☐ Kate thun

8. Có những bất tiện nào quý khách gặp phải khi mua hàng tại các shop của chúng tôi?

☐ Nhân viên không vui vẻ

☐ Size quá nhỏ

☐ Shop quá nóng

☐ Ít mẫu mã

☐ Shop quá vắng

☐ Mẫu mã không phù hợp

Ý kiến khác: .. .. .. .. .. .. .. .. ..

9. Quý khách thường mua hàng tại địa điểm nào?

………………………………………………………………….

Tại sao? ………………………….

Rất mong sự hồi âm của quý khách để chúng tôi ngày càng nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi.

5. Mẫu thu thập thông tin khách hàng về sản phẩm, dịch vụ khác

1- Quý khách đã từng sử dụng sản phẩm của ………………………. chưa?

☐ Chưa từng dùng

☐ Đang dùng

☐ Đã từng dùng

☐ Ý kiến khác

………………………………………………………………………………………………………

2- Quý khách có dự định sẽ tiếp tục sử dụng sản phẩm của ………………………. không?

☐ Sẽ tiếp tục sử dụng

☐ Chưa có kế hoạch

☐ Sẽ dùng sản phẩm của cửa hàng khác

☐ Ý kiến khác

………………………………………………………………………………………………………

3- Theo quý khách thái độ phục vụ và tư vấn của nhân viên ………………………. như thế nào?

☐ Thân thiện, lịch sự, có thái độ tốt, quan tâm đến khách hàng

☐ Chấp nhận được

☐ Thiếu tính chuyên nghiệp, không chấp nhận được

☐ Ý kiến khác

………………………………………………………………………………………………………

4- Theo quý khách chất lượng và thời gian xử lý hỗ trợ, giải quyết các sự cố của ………………………. là:

☐ Nhanh chóng, kịp thời, thấu đáo

☐ Chấp nhận được

☐ Chưa kịp thời, chậm

☐ Ý kiến khác

………………………………………………………………………………………………………

5- Theo quý khách giá sản phẩm của ………………………. như thế nào?

☐ Giá cao

☐ Giá hợp lí

☐ Giá rẻ

☐ Ý kiến khác

…………………………………………………………………………………………

6- Quý khác có gặp trở ngại gì trong quá trình mua – nhận sản phẩm không?

☐ Dễ dàng và nhanh chóng

☐ Bình thường

☐ Còn gặp vấn đề

☐ Ý kiến khác

…………………………………………………………………………………………

7- Quý khách có gặp trở ngại gì trong quá trình thanh toán không?

☐ Có

☐ Không

☐ Ý kiến khác

…………………………………………………………………………………………………………….

8- Theo quý khách nội dung của ………………………. đã đầy đủ chưa?

☐ Nội dung đầy đủ và đẹp

☐ Mơ hồ chưa chi tiết, thiếu chuyên nghiệp

☐ Ý kiến khác

…………………………………………………………………………………………………………….

9- Nếu cho thang điểm từ 01 đến 10 để đánh giá chất lượng sản phẩm và dịch vụ của ………………………. thì quý khách sẽ chấm bao nhiêu điểm?

…………….. điểm

10- Quý khách vui lòng cung cấp thông tin cá nhân và đóng góp ý kiến về sản phẩm và dịch vụ ………………………. đang cung cấp, đây là cơ sở để quý khách nhận được ưu đãi giảm giá từ chúng tôi.

Họ và tên: …………………………………………………….

Email liên hệ: …………………………………………………….

Số di động: …………………………………………………….

Một số câu hỏi thường gặp về Mẫu thu thập thông tin khách hàng

Form thu thập thông tin khách hàng là gì?

Form thu thập thông tin khách hàng là một công cụ được doanh nghiệp sử dụng để thu thập thông tin cá nhân và quản lý thông tin khách hàng hiệu quả.

Những phiếu thu thập thông tin khách hàng thường được phân phối qua các kênh như: Website, ứng dụng di động, phiếu khảo sát, mạng xã hội và các chiến dịch tiếp thị trực tuyến, ngoại tuyến khác.

Những loại thông tin nào của khách hàng cần được thu thập?

Với các mẫu phiếu thu thập thông tin khách hàng, thông tin được chia làm 2 loại: thông tin cơ bản và thông tin bổ sung:

• Thông tin cơ bản: Đây không chỉ là thông tin để giao hàng, hẹn gặp, xử lý vấn đề phát sinh mà còn để liên hệ tư vấn sản phẩm cho khách hàng tiềm năng. Cung cấp thông tin của cơ bản thường bao gồm:
  • Tên.
  • Số điện thoại.
  • Địa chỉ.
  • Email.
• Thông tin bổ sung: Những thông tin này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về thói quen, sở thích, nhu cầu và hành vi mua hàng của khách để xây dựng chiến lược chăm sóc, cross-selling/up-selling và Marketing hiệu quả. Thông tin bổ sung bao gồm:
  • Ngày / tháng / năm sinh.
  • Đặc điểm riêng của khách hàng.
  • Ghi chú.

Tại sao mẫu thu thập thông tin khách hàng lại quan trọng?

Các phiếu thu thập thông tin khách hàng giúp doanh nghiệp xây dựng được cơ sở dữ liệu đầy đủ về khách hàng, mang lại nhiều lợi ích cho các bộ phận khác nhau:

• Bộ phận bán hàng: Có thông tin để liên hệ tư vấn, xây dựng kịch bản tiếp cận phù hợp; nhân viên xử lý đơn có thông tin khách hàng để lên đơn và bàn giao vận chuyển.
• Bộ phận chăm sóc khách hàng: Hiểu rõ khách hàng để giới thiệu sản phẩm phù hợp (cross-selling), xử lý vấn đề phát sinh trong quá trình mua bán, hỗ trợ chăm sóc và giải quyết khiếu nại sau bán hàng.
• Bộ phận Marketing: Xây dựng kho data về khách hàng tiềm năng để triển khai các chiến dịch target marketing, nuôi dưỡng và chuyển đổi thành khách hàng.

Làm thế nào để thu thập thông tin khách hàng?

Về cơ bản, bạn có thể thu thập thông tin khách hàng bằng 2 cách chính:

1. Thu thập thông tin khách hàng Online.
2. Thu thập thông tin khách hàng Offline.

Thu thập thông tin khách hàng Online

• Lấy thông tin bằng cửa sổ Pop-up thông báo chương trình khuyến mãi: Hiển thị cửa sổ Pop-up thông báo về chương trình khuyến mãi khi khách hàng click vào một sản phẩm trên Website. Theo khảo sát, có tới 80% khách hàng sẽ đăng ký email để nhận mã giảm giá hay quà tặng. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tập trung cung cấp nội dung chất lượng trên Website để khách hàng sẵn sàng đăng ký tài khoản và cung cấp thông tin. Từ đó, doanh nghiệp có thể lấy thông tin của khách hàng nhanh chóng nhất.
• Sử dụng form liên hệ: Đây là cách phổ biến để thu thập thông tin khách hàng. Doanh nghiệp chỉ cần xác định các trường thông tin cần thu thập, sau đó tạo form và đặt trên Website để khách hàng điền vào. Form liên hệ có thể sử dụng tại trang sản phẩm (đăng ký mua hàng/dùng thử), trang Blog (đăng ký nhận bản tin) hay Landing page (đăng ký tham gia sự kiện).
• Multi-Contact: Tích hợp các tiện ích liên hệ qua Zalo, Facebook, Email… trên Website để khách hàng dễ tương tác và doanh nghiệp có thể thu thập thông tin.
• Tương tác với khách hàng qua mạng xã hội: Triển khai mini game, event tặng quà để khách hàng cung cấp thông tin tham gia.
• Tặng eBook, tài liệu hữu ích: Áp dụng nguyên tắc đôi bên cùng có lợi, doanh nghiệp tặng eBook/tài liệu, đổi lại khách hàng cung cấp thông tin cá nhân. Những thông tin của khách hàng sau đó được sử dụng cho các chiến dịch nuôi dưỡng và chuyển đổi khách hàng tiềm năng.
• Quảng cáo đa kênh: Các quảng cáo trên Facebook, Email, Zalo… thường dẫn tới một trang đích chứa form thu thập thông tin khách hàng.

Thu thập thông tin khách hàng Offline

• Tại cửa hàng: Tiến hành khảo sát, trao đổi trực tiếp với khách hàng tại cửa hàng để thu thập thông tin cơ bản như tên, số điện thoại và hiểu được cảm nhận của họ về sản phẩm, dịch vụ.
• Tổ chức hội chợ, sự kiện: Nơi gặp gỡ, trao đổi và thu thập thông tin khách hàng tiềm năng.
  • Với khách hàng mới: Trò chuyện, đề nghị đăng ký thẻ thành viên để thu thập thông tin cơ bản.
  • Với khách hàng cũ: Phỏng vấn 1-1, nhóm hoặc gửi biểu mẫu khảo sát.

Sau khi thu thập, doanh nghiệp cần công cụ lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng an toàn, tập trung.

Những lưu ý khi thu thập thông tin khách hàng

• Xây dựng và hiển thị rõ chính sách bảo vệ thông tin cá nhân cho khách hàng trước khi thu thập, bao gồm:
  • Mục đích thu thập thông tin khách hàng.
  • Phạm vi sử dụng.
  • Thời gian lưu trữ.
  • Người được tiếp cận thông tin.
  • Địa chỉ đơn vị thu thập thông tin và cách khách hàng tiếp cận & chỉnh sửa dữ liệu.
• Nếu ủy quyền cho bên thứ 3 thu thập thông tin, phải quy định rõ trách nhiệm của hai bên trong hợp đồng.
• Phải được sự đồng ý của người cung cấp thông tin, trừ các trường hợp:
  • Thông tin đã công khai.
  • Thu thập để ký kết hoặc thực hiện hợp đồng mua bán, tính phí sử dụng sản phẩm/dịch vụ.

Kết luận

Để thu thập thông tin khách hàng hiệu quả, doanh nghiệp nên xây dựng hoặc tham khảo những mẫu phiếu thu thập thông tin khách hàng đầy đủ, phù hợp với lĩnh vực kinh doanh. Hi vọng qua bài viết, bạn đã hiểu rõ hơn về các biểu mẫu này và cách sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất.