Nếu bạn sở hữu một fanpage Facebook có lượng lưu lượng truy cập lớn, chắc hẳn bạn sẽ nhận được hàng ngàn tin nhắn từ khách hàng. Các câu hỏi liên tục gửi đến, mỗi tin nhắn đều quan trọng như nhau. Làm cách nào để bạn có thể trả lời tất cả những tin nhắn đó? Hãy học cách sử dụng tính năng tự động trả lời tin nhắn trên Facebook Messenger để không làm khách hàng cảm thấy bị thiếu tôn trọng.
Công cụ tự động trả lời tin nhắn trên Fanpage không chỉ là một trợ lý bình thường. Hãy tưởng tượng một trợ lý siêu hiệu quả, luôn tỉnh táo, không bao giờ nghỉ ngơi nhưng lúc nào cũng có câu trả lời hoàn hảo nhất. Bạn không còn phải làm việc vất vả vào đêm muộn để trả lời các câu hỏi, cũng không còn khách hàng cảm thấy bị bỏ rơi ngay cả khi họ gửi tin nhắn ngoài giờ làm việc của bạn.
Bài viết này sẽ chỉ cho bạn thấy rằng việc sử dụng tính năng trả lời tự động Fanpage không chỉ đơn thuần là tự động hóa câu trả lời. Đó còn là cách để đưa toàn bộ đội ngũ chăm sóc khách hàng của bạn lên một tầm cao mới về hiệu suất và chất lượng công việc, tối đa hoá trải nghiệm tuyệt vời cho bạn, đội ngũ của bạn và tất cả khách hàng đang cần sự hỗ trợ từ phía bạn.
Xem thêm: Top 4 tool gửi tin nhắn Facebook hàng loạt tốt nhất.
Hướng dẫn nhanh
Truy cập trang https://business.facebook.com/ > Đăng nhập Fanpage mà bạn quản lý và muốn cài đặt tính năng trả lời tin nhắn tự động > Vào mục Hộp thư > Nhấp nút Tin trả lời tự động > Nhấp nút Tạo tin trả lời tự động > Chọn Dùng thử (Tin trả lời nhanh) > Bật tính năng Tin trả lời nhanh > Tick chọn Kênh là Messenger > Soạn tin nhắn trả lời tự động > Nhấp vào nút Lưu thay đổi.
Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Truy cập Facebook Messenger.
Đầu tiên, bạn hãy truy cập trang https://business.facebook.com/ và đăng nhập vào trang Fanpage mà bạn có quyền quản lý, sau đó click vào Hộp thư.
Bước 2: Nhấp vào nút “Tin trả lời tự động”.
Tiếp theo, bạn sẽ thấy một giao diện mới xuất hiện, tại đây, hãy nhấn vào nút Tin trả lời tự động > nhấp nút Thử ngay (Tin trả lời nhanh).
Bước 3: Bật tính năng Tin trả lời nhanh.
Bước 4: Tick chọn kênh Messenger là nền tảng bạn muốn sử dụng.
Bước 5: Soạn tin nhắn tự động trả lời của bạn.
Bước 6: Nhấp nút Lưu thay đổi.
Một số câu hỏi thường gặp và kinh nghiệm sử dụng tính năng trả lời tự động trên Fanpage.
Tính năng tự động trả lời tin nhắn nhanh trên Fanpage là gì?
Facebook Messenger không chỉ là một nền tảng để trò chuyện thông thường. Các doanh nghiệp có thể sử dụng Facebook Messenger như một công cụ mạnh mẽ để tương tác với khách hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Một trong những tính năng chính của nó là tự động trả lời.
Tính năng tự động trả lời trên Facebook Messenger cho phép trang doanh nghiệp của bạn tự động trả lời tin nhắn, ngay cả khi bạn không có mặt. Tính năng này giúp duy trì luồng giao tiếp, cải thiện khả năng phản hồi của thương hiệu và cuối cùng nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
Dữ liệu gần đây cho thấy 52% khách hàng (trên các nền tảng kỹ thuật số) mong muốn các thương hiệu phản hồi trong vòng một giờ. Điều đó cho thấy tầm quan trọng của việc phản hồi nhanh chóng trong môi trường trực tuyến năng động ngày nay.
Sức mạnh của tính năng auto tin nhắn trên Fanpage.
Việc thiết lập tự động trả lời trên Facebook Messenger có vẻ như đòi hỏi bạn phải có một số kỹ năng cao siêu, nhưng thực ra lại khá đơn giản. Khi ai đó gửi tin nhắn qua Facebook Messenger, họ sẽ nhận được phản hồi tự động dựa trên các quy tắc hoặc mẫu đã được bạn thiết lập từ trước.
Điều đó có nghĩa là trong khi bạn có thể tiết kiệm thời gian để tập trung vào các công việc quan trọng khác, khách hàng tiềm năng sẽ nhận được phản hồi ngay lập tức từ phía bạn mà không cảm thấy bị bỏ qua, khiến họ cảm thấy được trân trọng và đánh giá cao.
Nâng cao hiệu suất công việc của bộ phận chăm sóc khách hàng.
Việc kết hợp tính năng Tự Động Trả Lời Tin Nhắn trên Fanpage vào trong tổng thể các công việc của bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ giúp nâng cao hiệu suất hoạt động chung một cách đáng kể. Ví dụ, bạn có thể sử dụng các từ khóa cụ thể để kích hoạt phản hồi tự động một cách linh hoạt, cung cấp thông tin hữu ích liên quan trực tiếp thông qua các từ khóa đó – về cơ bản, cơ chế hoạt động này sẽ giống như những thành viên bán thời gian của đội ngũ chăm sóc khách hàng của bạn.
Xây dựng nhận diện thương hiệu.
Các phản hồi của bạn nên phản ánh bạn là ai với tư cách một công ty. Một mẫu tự động trả lời được xây dựng tốt không chỉ trả lời câu hỏi mà còn nói lên rất nhiều về phong cách và giá trị của thương hiệu. Điều quan trọng là sự nhất quán. Hãy làm cho khách hàng biết họ có thể mong đợi điều gì khi tương tác với bạn.
Linh hoạt trong mọi tình huống.
Không phải tất cả các yêu cầu của khách hàng đều giống nhau. Để đảm bảo dịch vụ chăm sóc khách hàng luôn là tốt nhất tại mọi thời điểm, bạn hãy xem xét tạo các mẫu tự động trả lời khác nhau phù hợp với các tình huống khác nhau, cụ thể như:
- Yêu cầu của khách hàng mới: Đối với những tương tác đầu tiên của khách hàng khi gửi yêu cầu đến doanh nghiệp của bạn, thường sẽ là những câu hỏi tổng quát về sản phẩm/dịch vụ, hãy chào đón họ một cách chân thành cùng với những thông tin liên quan.
- Câu hỏi liên quan đến mua hàng: Điều này có thể bao gồm xác nhận đơn hàng, cập nhật vận chuyển,…, Khi đó, việc cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực sẽ giúp làm yên tâm khách hàng và nâng cao trải nghiệm mua sắm của họ.
- Phản hồi / Đánh giá: Nếu một khách hàng dành thời gian để đưa ra phản hồi hoặc đánh giá, bạn có thể gửi lời cảm ơn một cách tự động, điều đó là hết sức cần thiết, giúp gây ấn tượng tốt và xây dựng lòng trung thành của khách hàng đối với thương hiệu của bạn.
Vì sao nên sử dụng tính năng auto tin nhắn trên Facebook?
Trí tuệ nhân tạo (AI) đã mang đến một cuộc cách mạng trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng. Việc ứng dụng công cụ này là một bước quan trọng trong toàn bộ hệ thống tự động hóa doanh nghiệp của bạn. Nhưng làm thế nào để AI Chatbot có thể giúp doanh nghiệp bạn trong việc tự động trả lời các câu hỏi nâng cao hơn từ phía khách hàng?
Lý do là vì AI Chatbot được tích hợp các công nghệ máy học (machine learning), học sâu (Deep Learning), mô hình ngôn ngữ lớn (LLM – Large Language Model) và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP – Natural Language Processing),… Những công nghệ này cho phép chatbot của bạn hiểu các yêu cầu của khách hàng tốt hơn, cung cấp các phản hồi chính xác và phù hợp với ngữ cảnh hơn.
Một Chatbot Tự động Trả lời Tin nhắn được tích hợp công nghệ AI không chỉ đơn thuần gửi các phản hồi được viết sẵn. Nó học hỏi từ các tương tác trước đó để cải thiện cho những lần tiếp theo. Nó có thể phân tích lịch sử mua hàng hoặc lịch sử trò chuyện trước đó, giúp tùy chỉnh tin nhắn phù hợp với từng khách hàng cụ thể.
Kết hợp tính năng trả lời tự động và phản hồi trực tiếp của nhân viên chăm sóc khách hàng.
Đôi khi, một câu hỏi có thể quá phức tạp đối với chatbot hoặc cần sự phán đoán của con người. Đó là lúc tính năng định tuyến thông minh phát huy vai trò. Nếu một yêu cầu vượt quá phạm vi của các phản hồi tự động, nó sẽ được chuyển trực tiếp đến đội ngũ chăm sóc khách hàng của bạn.
Sự kết hợp này đảm bảo rằng trong khi các câu hỏi đơn giản được xử lý nhanh chóng bởi tính năng tự động trả lời tin nhắn, các vấn đề phức tạp vẫn được xử lý trực tiếp bởi nhân viên chăm sóc khách hàng – tạo ra một trải nghiệm khách hàng suôn sẻ, không gây khó chịu cho khách hàng trong việc tìm cách giải quyết các vấn đề khó khăn của họ.
Cơ hội bán hàng và marketing
Ngoài việc nâng cao hiệu quả xử lý các câu hỏi trên trang Facebook Business, những chatbot thông minh này cũng mang lại nhiều cơ hội tuyệt vời trong các lĩnh vực bán hàng và marketing. Ví dụ, chatbot của bạn có thể xác định những khách hàng cũ thông qua lịch sử tin nhắn rồi đẩy nội dung khuyến mãi phù hợp đến họ.
Bạn thậm chí có thể thiết lập để chatbot tự động theo dõi sau khi mua hàng thành công hoặc cung cấp thông tin hữu ích về các sản phẩm liên quan.
Thiết lập các quy tắc trả lời tự động.
Việc thiết lập các quy tắc tự động trả lời trên Facebook Messenger có thể cải thiện đáng kể dịch vụ chăm sóc khách hàng và tiết kiệm thời gian cho bạn. Lời khuyên là bạn hãy tập trung vào giờ làm việc và cách xử lý các loại yêu cầu khác nhau.
Tùy chỉnh tự động trả lời theo khung giờ.
Bắt đầu bằng cách vào phần cài đặt trong Facebook Messenger. Tìm tùy chọn “Tin trả lời tự động” và nhấp vào đó. Tiếp theo, chọn “Giờ hoạt động“, bạn sẽ thấy một công tắc bật tắt, hãy tick trạng trái “Đang bật“.
Bây giờ hãy đảm bảo rằng những phản hồi này chỉ được gửi đi trong giờ làm việc. Bên dưới phần bạn đã bật tính năng trả lời ngay lập tức, chọn “Lịch trình”. Ở đây, bạn nhập giờ làm việc của mình – hãy nhớ rằng ngoài khung giờ này, tin nhắn tự động sẽ không được gửi đi.
Xử lý các loại yêu cầu khách hàng khác nhau.
Tất cả khách hàng thường mong đợi sẽ nhận được phản hồi ngay lập tức. Bằng cách tạo ra các quy tắc cụ thể cho các yêu cầu khách hàng khác nhau, bạn có thể đảm bảo phản hồi luôn luôn nhanh chóng và chính xác.
Hãy nhớ rằng, việc xây dựng các quy tắc tự động trả lời rõ ràng trong mục “Tạo quy tắc” thuộc phần cài đặt “Phản hồi tự động” không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc. Hãy tận dụng tính năng này để cải thiện quy trình làm việc bằng cách sử dụng tùy chọn “Tạo quy tắc” trong phần cài đặt “Phản hồi tự động”.
Một số tính năng nâng cao và mẹo hữu ích.
Với một chút khéo léo và tinh tế, bạn có thể thiết lập tính năng tự động trả lời tin nhắn trên Facebook Messenger để nó trở thành một công cụ mạnh mẽ trong toàn bộ hệ thống chăm sóc khách hàng của bạn. Nhưng trước khi đi vào chi tiết, hãy cùng hiểu về một số tính năng nâng cao như “trả lời ngay lập tức” và “trợ lý phản hồi”.
Sử dụng tính năng “Trả lời nhanh” và “Trợ lý phản hồi”.
Tính năng “Trả lời nhanh” tức là các tin nhắn tự động được gửi ngay lập tức khi ai đó liên hệ với bạn trên Messenger. Nó giống như có một bộ phận lễ tân luôn luôn sẵn sàng 24/7. Điều này không chỉ giúp giữ chân khách hàng mà còn cho họ nhận được những phản hồi ngay lập tức rằng thông tin của họ đã được tiếp nhận.
Mặt khác, trợ lý phản hồi là trợ lý kỹ thuật số – luôn ở đó để hỗ trợ khách hàng bất cứ lúc nào họ cần. Đó thường là AI Chatbot (tức là Chatbot được tích hợp công nghệ AI), giúp trả lời các câu hỏi thường gặp hoặc hướng dẫn khách hàng đến các nguồn thông tin hỗ trợ hữu ích mà không cần sự can thiệp trực tiếp của nhân viên chăm sóc khách hàng.
Vậy, làm thế nào để tối ưu hóa các tính năng đó? Dưới đây là một số mẹo:
• Tùy chỉnh tin nhắn: Tạo phản hồi phù hợp với phong cách của thương hiệu cho cả “trả lời ngay lập tức” và “trợ lý phản hồi”.
• Đa dạng hóa các phản hồi: Tránh lặp lại bằng cách tạo nhiều phiên bản phản hồi tương tự.
• Phân loại các yêu cầu: Phân tích các yêu cầu để tạo ra các quy tắc cụ thể tương ứng với mỗi loại yêu cầu khác nhau.
Tự động hóa phản hồi bình luận trên Facebook.
Một tính năng khác cũng rất đáng chú ý đó là tùy chọn “tự động hóa phản hồi bình luận trên Facebook”. Nó giúp bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính nhất quán trong các phản hồi và cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng nói chung.
Lời kết
Việc sử dụng tính năng tự động trả lời tin nhắn trên Facebook Fanpage không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn giúp bạn tránh được sự khó chịu đến từ khách hàng khi bạn có thể phản hồi các yêu cầu của họ một cách nhanh chóng hơn. Điều đó sẽ giúp nâng cao giá trị thương hiệu của bạn trong mắt khách hàng. Và nếu như bạn đang có nhu cầu cài đặt một AI Chatbot cho Fanpage, hãy liên hệ ngay với TuDongChat để được tư vấn miễn phí. Chúc bạn thành công.
