Bạn có biết, trung bình một nhân viên telesales chỉ có thể thực hiện tối đa khoảng 100-150 cuộc gọi mỗi ngày? Con số này quá nhỏ bé so với nhu cầu kết nối với hàng ngàn khách hàng của doanh nghiệp, vậy có giải pháp nào xử lý vấn đề này? Giải pháp gọi tự động (Auto Call) chính là câu trả lời hoàn hảo nhất, một “trợ thủ đắc lực” không thể thiếu của doanh nghiệp. Để tìm hiểu chi tiết hơn về chủ đề này, hãy cùng TuDongChat theo dõi bài viết dưới đây.

Khái niệm giải pháp gọi tự động là gì?

Giải pháp gọi tự động (Auto Call) là một hệ thống sử dụng công nghệ tiên tiến để thực hiện hàng loạt cuộc gọi tự động đến khách hàng dựa trên danh sách số điện thoại được thiết lập sẵn. Hệ thống này cho phép doanh nghiệp gửi tin nhắn thoại, thông báo, lời nhắc, thực hiện khảo sát hoặc các cuộc gọi tương tác với khách hàng một cách hoàn toàn tự động mà không cần sự can thiệp thủ công từ nhân viên.

Ví dụ: Thay vì phải gọi điện thủ công cho từng khách hàng để thông báo về chương trình khuyến mãi mới, doanh nghiệp chỉ cần cài đặt nội dung, thời gian gọi và danh sách khách hàng, hệ thống Auto Call sẽ tự động thực hiện các cuộc gọi này.

Các hình thức hoạt động của Auto Call

Tùy theo mục đích sử dụng, giải pháp gọi tự động có thể được triển khai theo hai hình thức chính:

Auto call tương tác 1 chiều

Đây là hình thức mà hệ thống sẽ tự động gọi và phát nội dung đã được ghi âm sẵn đến khách hàng. Khách hàng sẽ nghe nội dung thông báo mà không cần thực hiện bất kỳ thao tác nào. Auto Call 1 chiều thường được sử dụng để:

• Gửi thông báo: Thông báo về chương trình khuyến mãi, sự kiện sắp diễn ra, thông tin về sản phẩm/dịch vụ mới,…
• Nhắc nhở: Nhắc nhở khách hàng về lịch hẹn, lịch thanh toán, lịch bảo trì,…
• Quảng bá: Quảng bá sản phẩm, dịch vụ mới, giới thiệu chương trình ưu đãi đặc biệt,…
• Cung cấp thông tin: Cung cấp thông tin về tài khoản, đơn hàng, chính sách,…

Ví dụ: Ngân hàng sử dụng Auto Call 1 chiều để nhắc nhở khách hàng về khoản vay sắp đến hạn, hoặc công ty bảo hiểm sử dụng để thông báo về thời hạn đóng phí.

Auto call tương tác 2 chiều

Hình thức này cho phép hệ thống tương tác với khách hàng thông qua các câu hỏi được thiết lập sẵn. Dựa trên câu trả lời của khách hàng (thông qua việc bấm phím), hệ thống sẽ tự động điều hướng cuộc gọi đến bộ phận phù hợp hoặc thực hiện các hành động tiếp theo. Auto Call 2 chiều thường được sử dụng để:

• Khảo sát ý kiến khách hàng: Thu thập phản hồi về sản phẩm/dịch vụ, đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng.
• Xác nhận thông tin: Xác nhận thông tin đơn hàng, địa chỉ giao hàng, thông tin cá nhân.
• Hỗ trợ khách hàng: Hỗ trợ khách hàng lựa chọn sản phẩm/dịch vụ phù hợp, giải đáp thắc mắc, xử lý khiếu nại.
• Thực hiện các cuộc gọi telesales: Tư vấn, giới thiệu và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm/dịch vụ.

Ví dụ: Công ty du lịch sử dụng Auto Call 2 chiều để khảo sát ý kiến khách hàng về chất lượng dịch vụ, hoặc công ty vận chuyển sử dụng để xác nhận thông tin người nhận hàng.

Tính năng nổi bật của giải pháp gọi tự động

Để đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp, các giải pháp Auto Call hiện nay được trang bị nhiều tính năng hữu ích, nổi bật trong số đó là:

Tính năng quản lý dữ liệu tập trung

Giải pháp gọi tự động cho phép doanh nghiệp quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu liên quan đến khách hàng, bao gồm: danh sách khách hàng, lịch sử cuộc gọi, nội dung tin nhắn, kết quả khảo sát, phản hồi,… nhờ đó doanh nghiệp có thể:

• Dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu: Nắm bắt được tình hình hoạt động của hệ thống, hiệu quả của từng chiến dịch, từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp.
• Phân loại khách hàng: Phân loại khách hàng theo các tiêu chí khác nhau (như độ tuổi, khu vực, sở thích,…) để triển khai các chiến dịch marketing hiệu quả hơn.
• Cá nhân hóa nội dung: Tùy chỉnh nội dung tin nhắn, kịch bản cuộc gọi sao cho phù hợp với từng đối tượng khách hàng, tăng khả năng tương tác và chuyển đổi.

Tính năng tổng đài

Bên cạnh tính năng quản lý dữ liệu, giải pháp gọi tự động còn được tích hợp nhiều tính năng tổng đài tiên tiến, chẳng hạn như:

• Tích hợp Voice Brandname: Hiển thị tên thương hiệu khi thực hiện cuộc gọi, giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu và tăng độ nhận diện.
• Chuyển văn bản thành giọng nói (Text-to-Speech): Tự động chuyển đổi văn bản thành giọng nói, tạo ra các nội dung tự nhiên, truyền tải thông tin hiệu quả.
• Ghi âm cuộc gọi: Tự động ghi âm toàn bộ nội dung cuộc gọi, lưu trữ và phân tích để nâng cao chất lượng dịch vụ, đào tạo nhân viên và giải quyết khiếu nại.
• Tương tác phím: Hỗ trợ khách hàng điều hướng cuộc gọi đến các chức năng mong muốn thông qua việc bấm phím.
• Báo cáo chi tiết: Cung cấp thống kê chi tiết về số lượng cuộc gọi, thời lượng, tỷ lệ thành công, tỷ lệ kết nối,… giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả chiến dịch.

Lợi ích của giải pháp gọi tự động là gì?

Tiếp cận khách hàng dễ dàng và nhanh chóng

Giải pháp gọi tự động cho phép doanh nghiệp tiếp cận hàng loạt khách hàng tiềm năng chỉ trong thời gian ngắn. Hệ thống có thể thực hiện hàng trăm, thậm chí hàng nghìn cuộc gọi cùng lúc, giúp doanh nghiệp nhanh chóng truyền tải thông điệp đến đối tượng mục tiêu, tăng cơ hội tiếp cận khách hàng, từ đó mở rộng thị trường và nâng cao doanh số. 

Chuyên nghiệp hóa quy trình chăm sóc khách hàng

Chăm sóc khách hàng là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu quyết định sự thành công và uy tín của doanh nghiệp. Auto Call giúp tự động hóa các quy trình chăm sóc khách hàng, từ việc gửi lời chào, thông báo, nhắc nhở đến việc khảo sát ý kiến, giải đáp thắc mắc.

Nhờ đó, quy trình chăm sóc khách hàng trở nên chuyên nghiệp, nhanh chóng và chính xác hơn. Khách hàng sẽ cảm thấy được quan tâm và chăm sóc một cách chu đáo, từ đó nâng cao sự hài lòng và tăng tỷ lệ trung thành với thương hiệu.

Tiết kiệm chi phí & thời gian cho doanh nghiệp

So với phương pháp gọi điện truyền thống, Auto Call giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí và thời gian. Doanh nghiệp không cần phải đầu tư quá nhiều vào nhân lực, trang thiết bị, cơ sở vật chất cho hoạt động telesales. Không chỉ giúp nhân viên tập trung vào những công việc quan trọng hơn, Auto Call còn giúp tối ưu hóa thời gian, tăng năng suất lao động, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Dễ dàng kết nối với phần mềm thứ 3

Tính năng tích hợp là một trong những ưu điểm nổi bật của giải pháp gọi tự động. Hệ thống có thể dễ dàng kết nối với các phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM), phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), phần mềm quản lý bán hàng,… giúp đồng bộ dữ liệu và tự động hóa quy trình một cách hiệu quả. 

Ứng dụng của Auto Call đối với doanh nghiệp

Giải pháp gọi tự động trong marketing

Auto Call là công cụ đắc lực hỗ trợ các chiến dịch marketing, giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng tiềm năng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Doanh nghiệp có thể sử dụng Auto Call để thực hiện cuộc gọi quảng cáo, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới, thông báo chương trình khuyến mãi đến hàng ngàn khách hàng cùng lúc. Bên cạnh đó, nếu bạn sử dụng những giải pháp gọi tự động có tích hợp AI, chúng có thể cá nhân hóa nội dung tin nhắn dựa trên thông tin và hành vi của khách hàng, từ đó tăng khả năng tương tác và chuyển đổi.

Auto Call Sales

Auto Call không chỉ dừng lại ở việc quảng bá mà còn có thể được sử dụng để thực hiện các cuộc gọi telesales, tăng doanh số bán hàng cho doanh nghiệp. Hệ thống có thể tự động gọi điện cho khách hàng tiềm năng, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, tư vấn và giải đáp thắc mắc, thậm chí chốt đơn hàng ngay trên hệ thống. Auto Call Sales giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Giải pháp gọi tự động xác nhận đơn hàng

Trong lĩnh vực thương mại điện tử, việc xác nhận đơn hàng là bước quan trọng giúp đảm bảo đơn hàng được xử lý chính xác và giao đến đúng khách hàng. Giải pháp gọi tự động có thể tự động gọi điện xác nhận thông tin đơn hàng với khách hàng, bao gồm: tên sản phẩm, số lượng, địa chỉ giao hàng, phương thức thanh toán,… giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Khảo sát thị trường với Auto Call

Auto Call là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp thu thập thông tin thị trường, nghiên cứu thị hiếu khách hàng và đánh giá mức độ hài lòng về sản phẩm/dịch vụ. Hệ thống có thể tự động gọi điện và đặt các câu hỏi khảo sát đến khách hàng, sau đó phân tích dữ liệu để đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp.

Giải pháp gọi tự động nhắc lịch

Auto Call có thể được sử dụng để nhắc nhở khách hàng về các sự kiện quan trọng, chẳng hạn như: lịch hẹn, lịch khám bệnh, lịch bảo trì, lịch thanh toán,… giúp nâng cao sự hài lòng và giữ chân khách hàng.

Chăm sóc khách hàng hiệu quả với Auto Call

Auto Call hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống chăm sóc khách hàng tự động, chuyên nghiệp và hiệu quả. Hệ thống có thể tự động gửi lời chào, lời chúc mừng sinh nhật, thông báo chương trình tri ân khách hàng, giải đáp thắc mắc, xử lý khiếu nại,… giúp tăng cường mối quan hệ với khách hàng và xây dựng lòng trung thành.

Công cụ hỗ trợ lấy số điện thoại khách hàng – FBnumber

Để thực hiện giải pháp gọi tự động hiệu quả không thể thiếu đi tệp số điện thoại khách hàng tiềm năng chất lượng. FBnumber chính là “bảo bối” hữu hiệu giúp bạn sở hữu tệp số điện thoại khách hàng tiềm năng chính xác và chất lượng nhất.

FBnumber là một công cụ mạnh mẽ hỗ trợ quét số điện thoại và UID (User ID) từ Facebook một cách hiệu quả và miễn phí. Công cụ này cho phép bạn thu thập số điện thoại tại bất cứ đâu trên nền tảng Facebook, từ bài viết, lượt like, lượt share, lượt comment, trang cá nhân,… cho đến tất cả các thành viên trong 1 group chỉ với 1 cú click.

Những lợi ích vượt trội mà FBnumber mang lại:

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Thay vì phải thủ công tìm kiếm và lưu lại từng số điện thoại, FBnumber giúp bạn tự động hóa quy trình, tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.
• Nâng cao hiệu quả kinh doanh: Số điện thoại là thông tin quan trọng giúp bạn tiếp cận, chăm sóc khách hàng và chốt sales hiệu quả hơn.
• Mở rộng tệp khách hàng tiềm năng: FBnumber giúp bạn tiếp cận với nhiều khách hàng tiềm năng hơn, từ đó mở rộng thị trường và tăng doanh số.
• Miễn phí và dễ sử dụng: FBnumber là công cụ miễn phí với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp với cả những người không am hiểu công nghệ.

Có thể nói giải pháp gọi tự động (Auto Call) và phần mềm lấy số điện thoại khách hàng FBnumber luôn là một cặp “trời sinh”, khi sở hữu cả 2 công nghệ này doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc lên đến 90%.

Kết luận

Trên đây là tất tần tật những thông tin về giải pháp gọi tự động (Auto call), hy vọng những chia sẻ vừa rồi của chúng tôi sẽ trở nên hữu ích với bạn. Truy cập thêm Blog TuDongChat để biết thêm nhiều thông tin bổ ích hơn nhé.