Auto Call – công nghệ gọi điện tự động – đã nổi lên như một giải pháp hữu hiệu, giúp doanh nghiệp tiếp cận hàng loạt khách hàng tiềm năng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, để khai thác tối đa sức mạnh của gọi tự động, việc xây dựng kịch bản Auto Call chuyên nghiệp và hấp dẫn là điều vô cùng quan trọng. Để tìm hiểu thêm về chủ đề này, hãy cùng TuDongChat theo dõi bài viết dưới đây.

Tìm hiểu về kịch bản Auto Call là gì?

Kịch bản gọi tự động, hay còn gọi là kịch bản callbot, auto call, là một giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp muốn tiếp cận số lượng lớn khách hàng trong thời gian ngắn. Thay vì phải tốn nhiều thời gian và nhân lực để thực hiện các cuộc gọi thủ công, kịch bản gọi tự động cho phép tự động hóa quy trình này, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc.

Các kịch bản này được thiết kế để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau, từ quảng cáo, marketing, chăm sóc khách hàng đến telesales và các hoạt động giao tiếp qua điện thoại. Nội dung kịch bản được “may đo” cho từng doanh nghiệp và lĩnh vực cụ thể, đảm bảo phù hợp với đặc thù ngành nghề và đối tượng khách hàng mục tiêu. Nhờ tính linh hoạt và hiệu quả, kịch bản gọi tự động đang dần thay thế phương thức tiếp thị truyền thống, mang đến những trải nghiệm mới mẻ và chuyên nghiệp cho khách hàng.

Tiêu chí để tạo nên 1 kịch bản Auto Call hiệu quả

Một kịch bản Auto Call hiệu quả không chỉ đơn thuần là tập hợp các câu thoại, mà nó cần đáp ứng những tiêu chí quan trọng sau:

• Ngắn gọn, xúc tích: Thời lượng cuộc gọi tự động thường ngắn, do đó thông tin cần được truyền tải một cách cô đọng, súc tích, dễ hiểu và đi thẳng vào vấn đề.
• Hấp dẫn, thu hút: Ngay từ những giây đầu tiên, kịch bản cần tạo được sự chú ý và kích thích sự tò mò của người nghe, tránh gây nhàm chán.
• Cá nhân hóa: Mỗi khách hàng là một cá thể riêng biệt, kịch bản cần được cá nhân hóa để phù hợp với từng đối tượng, tạo cảm giác gần gũi và tăng khả năng tương tác.
• Linh hoạt: Kịch bản cần có sự linh hoạt để xử lý các tình huống phát sinh, đáp ứng các lựa chọn và câu trả lời khác nhau của khách hàng.
• Chuyên nghiệp: Ngôn từ sử dụng, giọng đọc, cách dẫn dắt cần thể hiện sự chuyên nghiệp, lịch sự, góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu tích cực.
• Thân thiện, dễ gần: Sử dụng ngôn ngữ tự nhiên, gần gũi, tránh giọng điệu cứng nhắc, máy móc.
• Kết thúc rõ ràng: Cung cấp thông tin liên hệ, lời cảm ơn và lời chào tạm biệt để kết thúc cuộc gọi một cách trọn vẹn.

5 Yếu tố cần có để tối ưu kịch bản gọi tự động

Để tạo ra một kịch bản gọi tự động thực sự hiệu quả, bạn cần lưu ý 5 yếu tố quan trọng sau đây, chúng sẽ giúp bạn tối ưu hóa kịch bản và đạt được mục tiêu mong muốn.

Xác định mục tiêu kịch bản Auto Call là gì?

Trước khi bắt tay vào viết kịch bản Auto Call, hãy tự hỏi: “Mục tiêu của cuộc gọi tự động này là gì?”. Bạn muốn tăng doanh số, giới thiệu sản phẩm mới, thu thập phản hồi của khách hàng hay nhắc nhở lịch hẹn? Việc xác định rõ ràng mục tiêu ngay từ đầu sẽ giúp bạn định hướng nội dung và cấu trúc kịch bản một cách hiệu quả. Ví dụ, nếu mục tiêu là tăng doanh số, kịch bản cần tập trung vào việc giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, những ưu đãi hấp dẫn và kêu gọi khách hàng hành động.

Thông điệp chính muốn truyền tải cho khách hàng là gì?

Mỗi kịch bản gọi tự động cần có một thông điệp chính rõ ràng, ngắn gọn và dễ nhớ. Đây là thông tin cốt lõi mà bạn muốn khách hàng ghi nhớ sau cuộc gọi. Hãy đảm bảo thông điệp này phù hợp với mục tiêu của bạn và được truyền tải một cách xúc tích, dễ hiểu. 

Ví dụ, nếu bạn muốn thông báo chương trình khuyến mãi, thông điệp chính có thể là “Giảm giá 50% tất cả sản phẩm trong tháng này”, thông tin về mức giảm hấp dẫn, thời gian và các mặt hàng được áp dụng được ghi rõ trong thông điệp.

Cá nhân hóa nội dung cuộc gọi

Cá nhân hóa là yếu tố quan trọng giúp tăng tính hiệu quả của kịch bản Auto Call. Hãy tận dụng thông tin khách hàng có sẵn (như tên, lịch sử mua hàng, sở thích,…) để tạo ra những cuộc gọi gần gũi và thu hút hơn. 

Ví dụ, thay vì “Xin chào quý khách”, bạn có thể sử dụng “Xin chào anh/chị [Tên khách hàng]”, hoặc đề cập đến những sản phẩm mà khách hàng đã từng quan tâm.

Chuẩn bị dữ liệu huấn luyện AI và tích hợp giọng nói tổng hợp

Nếu bạn sử dụng công nghệ AI và giọng nói tổng hợp (text-to-speech) trong kịch bản gọi tự động, việc chuẩn bị dữ liệu huấn luyện đóng vai trò then chốt. Dữ liệu đầu vào chất lượng cao sẽ giúp giọng đọc AI trở nên tự nhiên, truyền cảm và giảm thiểu sự cứng nhắc, máy móc. Ngoài ra, bạn cần lựa chọn giọng đọc phù hợp với đối tượng khách hàng và thông điệp muốn truyền tải.

Thử nghiệm, kiểm soát và điều chỉnh khi cần thiết

Sau khi hoàn thành kịch bản, đừng quên thử nghiệm trên nhiều đối tượng khác nhau để đánh giá hiệu quả thực tế. Hãy theo dõi các chỉ số như tỷ lệ nghe máy, thời lượng cuộc gọi, phản hồi của khách hàng,… để phân tích và điều chỉnh kịch bản cho phù hợp. Việc tối ưu kịch bản là một quá trình liên tục, giúp bạn nâng cao hiệu quả cuộc gọi qua từng chiến dịch.

Ví dụ 1 số kịch bản Auto Call phù hợp mọi ngành nghề

Để minh họa rõ hơn về cách xây dựng kịch bản Auto Call, chúng ta hãy cùng xem xét một ví dụ cụ thể về kịch bản thông báo chương trình khuyến mãi cho khách hàng hiện tại.

Mục tiêu: Thông báo về chương trình khuyến mãi mới, khuyến khích khách hàng mua sắm và tăng doanh số.

Nội dung cuộc gọi:

• Lời chào: “Xin chào, đây là đội ngũ chăm sóc khách hàng của công ty ABC.” (Sử dụng giọng điệu thân thiện, gần gũi)
• Thông báo chương trình khuyến mãi: “Chúng tôi xin thông báo về chương trình khuyến mãi đặc biệt dành riêng cho bạn. Trong vòng 7 ngày tới, khi mua bất kỳ sản phẩm nào của chúng tôi tại cửa hàng trên toàn quốc, bạn sẽ được giảm giá 20% cho đơn hàng tiếp theo.” (Nhấn mạnh vào lợi ích của khách hàng)
• Lời nhắc hết hạn: “Hãy nhanh tay sử dụng cơ hội này vì chương trình khuyến mãi sẽ kết thúc vào ngày 30 tháng 6.” (Tạo cảm giác cấp bách, thúc đẩy hành động)
• Hướng dẫn thêm: “Để biết thêm thông tin chi tiết hoặc đặt hàng, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 123456789 hoặc truy cập trang web của chúng tôi tại www.abc.com.” (Cung cấp thông tin liên hệ rõ ràng)

Xác định ngữ cảnh và hành động:

Tùy chọn: “Nhấn phím 1 để được tư vấn và đặt hàng ngay.”

• Nếu khách hàng nhấn phím 1: Chuyển hướng cuộc gọi đến bộ phận bán hàng.
• Nếu khách hàng không phản hồi hoặc nhấn phím khác: Lặp lại thông báo hoặc cung cấp thông tin khác (như hướng dẫn truy cập website, thời gian làm việc,…).

Tần suất cuộc gọi: Mỗi khách hàng chỉ nhận được một cuộc gọi tự động trong suốt thời gian chương trình khuyến mãi diễn ra. (Tránh gây phiền phức cho khách hàng)

Kiểm soát và đánh giá: Theo dõi số liệu về cuộc gọi (số lần gọi thành công, tỷ lệ phản hồi, tỷ lệ đặt hàng) để đánh giá hiệu quả của kịch bản và điều chỉnh nếu cần thiết.

Kết luận

Trên đây là một số bí kíp để xây dựng kịch bản Auto Call chuyên nghiệp & hiệu quả. Hy vọng những chia sẻ vừa rồi của chúng tôi sẽ trở nên hữu ích với bạn, truy cập thêm Blog TuDongChat để biết thêm nhiều thông tin hữu ích hơn nhé.